Dans un monde ou le télétravail devient la norme, les communications unifiées sont devenues une étape essentiellement de la transformation digitale des entreprises. Découvrez comment les utiliser pour transformer votre bureau en véritable digital workspace.
A l’heure de ce nouveau confinement, l’organisation du travail dans les entreprises nécessite de nombreux ajustements. Nous ne voulons pas voir notre activité perdre en intensité mais devons faire face aux restrictions physiques nouvellement instaurées. Nous désirons nous assurer que nos collaborateurs remplissent leurs obligations à distance, leur laisser plus d’autonomie tout en veillant à leur bien-être et leur socialisation. Pour assumer toute cette responsabilité, tout passe par une communication, et notamment une télécommunication, fluide, performante et accessible à tous. Cette performance passe par les communications unifiées, qui simplifient nos outils et décuplent nos possibilités.
Communications unifiées : mode d’emploi
Les communications unifiées ne sont pas nouvelles. Vous les avez peut-être utilisées sans forcément le savoir. On regroupe sous le terme de communications unifiées, des services permettant de fédérer l’ensemble des outils de communication utilisés par les collaborateurs dans le cadre de leur travail. Parmi les outils visés par les communications unifiées, il convient distinguer deux modes de communication distincts.
Communications en temps réel et asynchrones
En premier lieu, on retrouve les outils de communication en temps réel, tels que le téléphone fixe, le téléphone mobile mais aussi les applications de messagerie instantanée. Ces modes de communications sont basés sur l’action simultanée de deux ou plusieurs parties prenantes.
Dans la seconde catégorie, place aux outils de communication dits asynchrone. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’être connectés simultanément ensemble pour échanger. Un procédé que l’on utilise lors de l’envoi d’un email, d’un tweet, ou même d’un sms. L’évolution technologique tend à rendre de plus en plus flou cette catégorisation. Elle reste, à nos yeux, fondamentale car elle permet de ne pas réduire la communication au simple instant. Le dialogue s’inscrit sur le temps et le temps long. C’est encore plus vrai dans une entreprise ou une tâche urgente peut vite supplanter un projet de longue haleine.
La communication unifiée permet de proposer des applications et des services capables de centraliser tous ces types d’outils. Tout devient disponible depuis votre poste de travail, qu’il se trouve à votre bureau ou bien chez vous.
Pourquoi utiliser les communication unifiées dans votre entreprise ?
La communication unifiée est très utile pour les entreprises telles que les TPE, les PME, ou les ETI. Anticip vous explique les apports de ces services.
Centraliser ses actions de télécommunication
Depuis le mois de mars, nous avons tous plus ou moins assisté ou organisé à des réunions à distance. Il peut s’agir d’un appel avec un collaborateur, d’une réunion de service ou bien de rencontre avec des clients. Des nouveaux modes de communications qui nous imposent de devoir jongler entre les appareils, les applications, les comptes crées sur une plate-forme et les mots de passe oubliés sur une autre. Avec un service de communication unifiée, vous pouvez passer des appels et organiser des visioconférences avec un seul et même numéro depuis votre téléphone de bureau, votre mobile, votre ordinateur ou même votre tablette. Cette convergence fixe mobile simplifie toutes vos conversations aux quotidiens.
Une expérience utilisateur ininterrompue
Avec les communications unifiées, votre bureau vous suit partout. L’application s’adapte à votre nomadisme où à votre organisation de télétravail. A chaque instant, vous retrouvez toutes vos conversations quand vous le voulez, ou que vous soyez, peu importe l’appareil que vous utilisez. La convergence numérique supprime la dépendance à un appareil, à un lieu. Du moment que vous avez une connexion internet, le travail peut continuer.
La visioconférence devient plus facile
Pas besoin d’installer un programme, de créer un nouveau compte, de préparer une réunion à l’avance et d’inviter un à un chaque collaborateur. Avec un service de communication unifiée, vous voyez en un clin d’œil tous les utilisateurs en ligne, vous créez votre groupe et vous lancez la visioconférence.
Des applications adaptées à tous les supports
Vous n’avez pas le dernier iPhone et les ordinateurs de vos collaborateurs ne sont pas des voitures de course. Peu importe. Les applications de communications unifiées ne sont pas très gourmandes en ressources et sont compatibles avec la plupart des navigateurs et des systèmes d’exploitation. Et même si vous ne disposez pas d’un accès à la fibre dans votre entreprise, vous pourrez sans problème accéder à toutes les fonctionnalités de votre service de communications unifiées.
Créer des groupes de conversation
Parce que les réunions sont parfois chronophages il peut être utile de créer des groupes de discussions entre collaborateurs travaillant sur un même un projet. Une fois votre "task force" rassemblée dans un salon au titre inspirant, vous pourrez discuter et brainstormer quelle que soit l’heure de la journée. Pour enclencher un dialogue, ou juste laisser un message quand une idée vous traverse l’esprit, ces groupes de conversation sont les incubateurs d’idées des communications unifiées. Et si jamais vos collaborateurs ne comprennent pas bien vos éclairs de génie, passez en visioconférence et partagez votre écran. Que le spectacle commence !
Construire du lien social
Les journées de télétravail peuvent parfois donner une impression de solitude et d’isolement. Les communications unifiées sont là pour briser ce cercle vicieux. Si l’on n’a pas encore trouvé le moyen d’échanger un café virtuel, la messagerie instantanée professionnelle reste une alternative agréable. Sur von ordinateur ou votre téléphone, la communication unifiée permet d’échanger avec vos collèges tout au long de la journée. Pour faire une pause ou même demander un conseil. Un manager peut même se montrer plus disponible dans la fenêtre de votre de navigateur que dans le bureau d’à côté.
Garder un œil sur ses collaborateurs
Parmi les arguments contre le télétravail, on soulève souvent l’impossibilité de vérifier que les travailleurs sont bien à leur poste. La communication unifiée rectifie ce tir. Chaque jour, tous les collaborateurs se connectent sur l’application. Le statut de chacun d’entre eux est donc visible par tous. Si l’un d’entre eux est absent, vous le verrez immédiatement grâce à un voyant ou un pictogramme associé. Il peut aussi vous indiquer s’il est occupé, ou en communication téléphonique.
L’astuce Anticip : Tentez l’expérience Neoconnect pour votre communication unifiée
Chez Paritel, nous utilisons au quotidien l’application Neoconnect. Depuis un simple navigateur, Neoconnect centralise nos appels fixes, mobile mais aussi nos visioconférences. Les groupes de conversations sont faciles d’utilisation et toutes les fonctionnalités sont accessibles en un clic. Neoconnect nous aide chaque jour à continuer notre activité efficacement en télétravail.
