Dans un monde où la communication devient de plus en plus importante, l’un des nouveaux challenges pour les entreprises consiste à favoriser les interactions entre les différents membres de l’équipe, les partenaires, les clients et les fournisseurs.
De ce fait, pour une entreprise, la capacité de pouvoir communiquer efficacement devient un élément concurrentiel prépondérant.
Parallèlement, la multiplicité des canaux de communication rend la gestion de ces derniers de plus en plus difficile pour les entreprises.
Face à ces défis, on trouve de nouveaux systèmes qui permettent aux entreprises, et plus particulièrement aux TPE, de se démarquer sur le terrain.
Facile à mettre en place, bénéficiant de nombreux avantages, la communication unifiée fait partie de ces avancées technologiques dont peuvent tirer parti les TPE.
Dans cet article, nous allons définir ce qu’est la communication unifiée avant de voir comment les TPE peuvent en profiter.
Vous êtes prêt ? C’est parti !
Qu’est-ce que la communication unifiée ?
La communication unifiée (ou Unified Communications en anglais) fait référence à un système téléphonique qui intègre (ou « unifie ») plusieurs méthodes de communication au sein d’une même entreprise.
Prenons un exemple :
Votre entreprise communique probablement déjà de plusieurs manières différentes : avec une ligne de téléphone fixe, par email, par SMS, via messagerie instantanée, fax, ou encore au moyen de la vidéo-conférence. Il existe aujourd’hui, grâce à Internet, de nombreux moyens d’échanger des informations, en plus du traditionnel courrier et du téléphone.
Une solution de communication unifiée va rassembler tous les moyens de communication de votre entreprise et leur permettre d’être en lien les uns avec les autres pour qu’ils puissent travailler ensemble dans un seul système, ce qui rend votre entreprise beaucoup plus efficace.
Généralement, une solution de communication unifiée rassemble :
- un système téléphonique professionnel,
- une messagerie vocale,
- un système de messagerie instantanée,
- un fax,
- un système de vidéo-conférence,
- et bien plus.
Une solution de communication unifiée peut également s’intégrer avec :
- votre mail professionnel,
- des applications Web,
- les réseaux sociaux de votre entreprise,
- un système de gestion de la relation client (CRM).
À noter : Certains outils de communication d’entreprise tels que la téléphonie sur IP (Internet Protocol) et la vidéoconférence facilitent la communication en temps réel. Dans ce cas, on parle de communication synchrone. D’autres outils de communication d’entreprise, tels que le courrier électronique, favorisent la communication asynchrone, ce qui facilite la communication à la convenance d’une personne. Les deux types de communication sont complémentaires au sein d’une entreprise.
L’objectif d’un système de communication unifiée est d’intégrer et de prendre en charge à la fois les communications synchrones et asynchrones afin que l’utilisateur final puisse accéder facilement à tous les outils disponibles, quel que soit le périphérique utilisé.
C’est bien beau tout ça, mais comment ça fonctionne ?
Un environnement de communication unifiée est généralement pris en charge grâce aux solutions de collaboration et de communications unifiées qui facilitent l’intégration entre les différents services.
Par exemple, un système de vidéo-conférence qui intègre un système audio pourrait être intégré à une plateforme de téléphonie IP sous-jacente, qui intègre elle-même un client de messagerie unifiée autorisant le « click-to-talk » (CTC) et la messagerie instantanée.
Quels sont les avantages d’un système de communication unifiée pour les TPE ?
Se tourner vers un système de communications unifiées permet d’améliorer la collaboration tout en réduisant fortement les coûts liés à la gestion des différents canaux de communication. La maintenance est réduite, ce qui permet aussi aux petites équipes d’augmenter leur productivité. Ces systèmes tout-en-un offrent un avantage concurrentiel aux entreprises qui ont besoin d’un système unique pour gérer plusieurs outils et plateformes.
De nombreuses entreprises choisissent des solutions de communications unifiées pour la simplicité et l’aspect pratique : l’utilisateur sait en un coup d’œil quel est le canal de communication le plus adapté pour correspondre avec un collègue, un fournisseur ou un client.
Comparé à un système téléphonique traditionnel et aux autres systèmes de communication, opter pour un système de communication unifiée permet aux petites entreprises de gérer leurs dépenses et pérenniser leurs investissements tout en étant à la page concernant les avancées technologiques.
Pour résumer, voici quelques-uns des principaux avantages qu’offrent les systèmes de communication unifiée aux entreprises :
- amélioration de la productivité ;
- coûts réduits ;
- meilleur service client ;
- augmentation des revenus de l’entreprise.
