Joindre des fichiers à ses emails est aujourd’hui le moyen de communication favori en entreprise. Pourtant, les avancées technologiques et l’avènement du travail collaboratif modifient de plus en plus les habitudes et le partage en cloud pourrait bien remplacer la pièce jointe.
Les avantages de partager ses fichiers sur le cloud
Qui n’a jamais été confronté au fameux : « Avec la pièce jointe, c’est mieux ! » ? Avec le cloud, fini, les pièces jointes trop volumineuses ou les oublis !
En effet, la taille maximum des pièces jointes doit être située entre 10 Mo et 25 Mo. Le cloud élargit donc vos possibilités de partage en permettant l’envoi de documents plus lourds.
Par ailleurs, en optant pour le cloud, vous évitez de saturer votre boîte email et/ou celle de vos destinataires. En remplaçant les fichiers joints par un simple lien vers un document sur le cloud, les boîtes de messagerie s’allègent et votre espace disque se libère !
Travailler de manière collaborative
Le cloud est l’un des principaux outils permettant un travail collaboratif.
Fini, le va-et-vient de fichiers envoyés par mail, vous pouvez désormais travailler à plusieurs sur une même version d’un document et apporter vos corrections en temps réel sans perdre de temps. Vos documents sont stockés en ligne et accessibles depuis tous vos appareils. Peu importe le nombre de contributeurs sur un même fichier, la version se met à jour instantanément et en toute sécurité.
Un moyen de communication performant
Limitation de volume, antivirus, filtres spam… De nombreux filtres de sécurité peuvent affecter la délivrabilité de votre pièce jointe.
Avec le cloud, plus besoin de vous assurer que votre destinataire a bien reçu votre document. Vous pouvez partager un lien vers celui-ci via email ou messagerie d’entreprise, et vos collaborateurs y ont accès directement depuis leur espace personnel.
La sécurité avant tout
Bien que les comptes de messagerie électronique soient protégés par mot de passe, vous n’avez pas le contrôle sur ce que vos destinataires font de vos pièces jointes. Cloud public ou cloud privé, les solutions de partage de fichier vous permettent de maîtriser la diffusion de l’information et la sécurité de vos données par plusieurs moyens :
- la mise en place d’une authentification à doubles facteurs et le paramétrage de la politique de mot de passe,
- le chiffrement des données,
- une connexion HTTPS,
- le paramétrage d’une date de validité ou encore d’un nombre de téléchargements maximum.
Dans quel cas envoyer un fichier en pièce jointe ?
Même si votre entreprise mise tout sur le cloud, la pièce jointe reste encore un outil de communication interne très répandu et qui peut s’avérer utile dans certains cas et notamment pour :
- envoyer un document non confidentiel de manière différée,
- les fichiers inférieur à 2 Mo et afin de ne pas saturer les boîtes de réception,
- l’envoi à un nombre restreint de destinataires. En effet, un fichier envoyé à plusieurs personnes multiplie d’autant le volume occupé sur les espaces de stockage,
- informer votre destinataire de l’intérêt d’un document attaché lorsque celui-ci ne nécessite pas d’action supplémentaire (lecture ou classement).
Bien que l’email soit encore le moyen de communication le plus répandu, celui-ci atteint peu à peu ses limites au profit d’autres outils de communication comme le cloud.
Google Drive, Dropbox, iCloud, cloud personnel ou cloud privé d’entreprise, il existe de nombreuses solutions de stockage et de partage en ligne.
Alors, prêt pour votre transformation digitale ?
